Categoria : Tutorial

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Criar uma mala direta com o Microsoft Word e Excel.

É possível usar o recurso "Mala direta" no Microsoft Word para criar e imprimir etiquetas para envio em massa usando os dados de uma planilha do Microsoft Excel. Neste tutorial, explicamos como construir corretamente sua planilha de dados (Excel) e como utilizar esse recurso do Word utilizando o "Assistente de mala direta" que torna a tarefa muito mais simples do que se imagina. Abaixo um resumo do recurso "mala direta" e na sequência as etapas do processo.

Ao usar o recurso mala direta do Word, o Word mescla um "documento principal" com uma "lista de destinatários" para gerar um conjunto de "documentos de saída".

  • O documento principal contém o texto básico que é o mesmo em todos os documentos de saída. Ele pode conter um papel timbrado, texto e instruções nos "campos de mesclagem" para inserir texto (tais como nomes e endereços de destinatários) que variam de um documento de saída para outro.
  • A lista de destinatários é um banco de dados, por exemplo, um arquivo de banco de dados do Microsoft Access ou uma pasta de trabalho do Excel, que contém os dados a serem mesclados nos documentos de saída. Normalmente, este banco de dados é uma lista de nomes, endereços e números de telefone.
  • Os documentos de saída são o resultado da mala direta. O texto em um documento de saída pode ser o mesmo em todos os documentos de saída, mas é possível aplicar formatação em diferentes documentos.

Etapa 1: Configurar o arquivo de dados do Excel

Antes de continuar com o Assistente de mala direta, crie seu arquivo de dados do Excel e organize-o usando os campos que deseja usar para sua etiqueta verificando se a sua planilha do Excel está bem estruturada para esse propósito. Observe os seguintes requisitos para a tabela de dados:

  • A primeira linha deve conter nomes de campo para cada coluna. Por exemplo, nome, endereço, bairro, cep, cidade, estado.
  • Cada nome de campo deve ser exclusivo.
  • Cada linha deve fornecer informações sobre um item específico. Em uma lista de endereçamento, por exemplo, cada linha pode incluir informações sobre um destinatário específico.
  • A tabela não deve ter linhas em branco.

Após a criação do seu arquivo de dados do Excel, salve-o e feche-o.

Etapa 2: Configurar o documento principal

  • Inicie o Microsoft Office Word 2003 ou uma versão anterior do Word, aponte para Cartas e correspondências no menu Ferramentas e clique em Assistente de mala direta.
  • Inicie o Microsoft Office Word 2007, clique na guia Endereçamentos, em Iniciar mala direta no grupo Iniciar mala direta e clique em Assistente de Mala Direta Passo a Passo.
  • Em Selecionar o tipo de documento, clique em Etiquetas.
  • O documento ativo torna-se o documento principal (o documento que contém o texto e os gráficos iguais para cada versão do documento mesclado. por exemplo, o remetente ou a saudação em uma carta modelo).
  • Clique em Próximo: Iniciar o documento.
  • Obs: Se você estiver familiarizado com o recurso mala direta ou preferir trabalhar sem o assistente, será possível usar a barra de ferramentas Mala direta.
  • Crie uma nova planilha de etiquetas:
    • Clique em Alterar o layout do documento.
    • Clique em Opções de etiqueta.
    • Na caixa de diálogo Opções de etiqueta, selecione as opções que deseja, tais como o tipo e o tamanho da etiqueta, e clique em OK.
    • Para obter ajuda sobre uma opção, clique no ponto de interrogação e na opção.
  • Clique em Próximo: Selecione os destinatários.

Conectar-se a um tipo de lista diferente, como um banco de dados ou uma lista de endereços do Office

  • Em Selecione os destinatários, clique em Usar uma lista existente.
  • Clique em Procurar.
  • Na caixa de diálogo Selecionar fonte de dados, localize e clique na fonte de dados desejada.
  • Por padrão, o Microsoft Word abre a pasta Minhas fontes de dados.
  • Clique em Abrir.
  • Dependendo do tipo da fonte de dados selecionada, talvez outras caixas de diálogo apareçam solicitando informações específicas.
  • Neste tutorial, a fonte de dados é uma planilha do Microsoft Excel e tem informações distribuídas em várias guias, será necessário selecionar a guia contendo a informação desejada e clicar em OK.

Todas as entradas na fonte de dados aparecerão na caixa de diálogo Destinatários de mala direta, permitindo o refinamento da lista de destinatários a serem incluídos na mesclagem.

Na caixa de diálogo Destinatários de mala direta, selecione os destinatários que deseja incluir.

Clique em Próxima: Prepare as etiquetas.

Organizar o conteúdo das etiquetas

  • Insira campos de mesclagem onde deseja mesclar nomes, endereços e outros dados como código de barras postal.
  • Se desejar, você pode alterar o formato dos dados mesclados.
  • Para copiar o formato e o layout da primeira etiqueta para todas as outras da página, clique em Atualizar todas as etiquetas.
  • Após concluir o documento principal e inserir todos os campos de mesclagem, clique em Salvar como no menu Arquivo. Nomeie o documento e clique em Salvar.

Clique em Próxima: Visualize as etiquetas.

Visualizar as etiquetas e fazer um ajuste na lista de destinatários

  • Para visualizar os itens, siga um dos seguintes procedimentos:
    • Para visualizar os itens em ordem, clique nos botões de direção. Cada registro será visualizado na primeira etiqueta da folha.
    • Para localizar e visualizar um item específico, clique em Localizar um destinatário e insira os critérios de busca na caixa de diálogo Localizar entrada.
    • Para obter ajuda sobre uma opção, clique no ponto de interrogação e, em seguida, clique na opção.
  • Se desejar fazer um ajuste na lista de destinatários — por exemplo, excluir um destinatário — clique em Editar a lista de destinatários e faça alterações na caixa de diálogo Destinatários da mala direta.

Clique em Próxima: Conclua a mesclagem.

Concluir a mesclagem

  • Salvar a folha de etiquetas para usar mais tarde
  • Se desejar editar etiquetas mescladas ou salvá-las para usar mais tarde, você poderá reuni-las em um único documento.
  • Clique em Editar etiquetas individualmente.
    • Na caixa de diálogo Mesclar para novo documento, siga um destes procedimentos e clique em OK.
    • Para mesclar todos os documentos, clique em Todos.
    • Para mesclar somente o documento exibido na janela de documento, clique em Registro atual.
    • Para mesclar um intervalo de documento, clique em De e digite o número dos registros nas caixas De e Até.
  • O Microsoft Word abre um novo documento único que contém todas as etiquetas individuais. Você pode salvar o documento para usar posteriormente, como qualquer documento comum.

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